Kalender

Bestyrelsmøde. Dagsorden+ bilag.

Dato: 3. oktober 2019
Tid: Kl. 18:30

Detaljer:

 

Rimsøhuset

Bestyrelsesmøde den 3. oktober 2019

Fra kl. 18.30 til kl. 21

Fra 18.30- 19.00 deltagelse af medlemmer

 

 

 

  1. Valg af ordstyrer
  2. Valg af referent
  3. Medlemmer fra kl. 18.30 til kl. 19.
  4. Kort nyt fra bestyrelsmedlemmerne.
  5. Økonomi (Susan Selda og Jette Mouritzen, regnskab pr. d.d. og buget for resten af året)
  6. Drøfte forretningsorden, forslag vedhæftet som bilag 1.
  7. Drøfte priser på udlejning af lokaler og priser for at komme på åbne værksteder, se bilag fra bestyrelsesmøde den 21.1.2018 og 25.11.2018
  8. Planlægge medlemsmøde, (visions møde) punkter kunne være Rimsø husets fremtid, og evaluering af strukturplanen, dato.
  9. Eventuelt

 

 

Jytte

-----------------------------------------------------------------------------------------

 

Bilag.1

Forslag til forretningsorden:

Forretningsorden for foreningen Rimsøhusets bestyrelse

Forretningsordenen er oprettet i overensstemmelse med foreningens vedtægter punkt 5. Forretningsordenen skal opbevares sammen med bestyrelsens referater og vedtægter og skal underskrives af alle bestyrelsesmedlemmer, som skal have udleveret både forretningsorden og vedtægter.

 

1. Bestyrelsens sammensætning

Bestyrelsen vælges af generalforsamlingen. Bestyrelsen er et demokratisk valgt organ og bør derfor have medlemmernes tillid. 

Halvdelen af bestyrelsens medlemmer er på valg hvert andet år. Bestyrelsen består af 5-7 medlemmer og evt. 2 suppleanter.

 

2. Konstituering

Bestyrelsen konstituerer sig selv efter nyvalg eller efter ønske ved første møde med formand og næstformand. Dog højest 1. gang årligt, medmindre der opstår særlige omstændigheder. Formanden og kassereren må ikke være på valg samme år. Såfremt bestyrelsen ikke kan nå til enighed om konstituering, træffes der bestemmelse herom på en ekstraordinær generalforsamling.

 

3. Bestyrelsens møder

Bestyrelsen afholder møde så ofte et bestyrelsesmedlem finder det fornødent, dog minimum én gang i kvartalet.

Skriftlige henvendelser fra medlemmerne inkl. evt. bilag, som ønskes behandlet på førstkommende bestyrelsesmøde skal være bestyrelsen i hænde senest 3 dage før offentliggørelse af dagsordenen (se nedenstående).

Bestyrelsen skal bekendtgøre datoen 3 uger før næstkommende bestyrelsesmøde og dagsordenen for næstkommende bestyrelsesmøde mindst 14 dage før mødet. Bekendtgørelsen sker på hjemmesiden og ved rundsendelse af mail til medlemmerne.

Ekstraordinære bestyrelsesmøder indkaldes med mindst 8 dages varsel, i særlige tilfælde dog uden varsel. Bestyrelsen skal så vidt muligt søge beslutninger bekræftet på et efterfølgende bestyrelsesmøde, hvortil der er indkaldt med det fornødne varsel. Ekstraordinære bestyrelsesmøder kan når som helst indkaldes af formand og næstformand i forening eller et flertal i bestyrelsen.

For de sager, hvis afgørelse ikke tåler opsættelse til et bestyrelsesmøde, vil beslutning kunne tages af forretningsudvalget på bestyrelsens vegne, men således at beslutningen forelægges bestyrelsen på førstkommende bestyrelsesmøde.

 

 

 

4. Deltagelse i bestyrelsesmøder

Suppleanter kan deltage i bestyrelsesmøder og har taleret, men ingen stemmeret

Den første halve time af bestyrelsesmødet er åbent for medlemmer, som kan stille spørgsmål til bestyrelsen eller fremlægge en sag til behandling af bestyrelsen. Der må ikke behandles personsager i den åbne del af bestyrelsesmødet.

Bestyrelsen kan indkalde relevante personer til at overvære en sagsbehandling, når bestyrelsen finder det ønskeligt.

5.

Dagsorden

  1. Valg af ordstyrer
  2. Valg af referent
  3. Medlemmer fra kl. 18.30 til kl. 19.
  4. Økonomi
  5. Siden sidst, kort runde med nyt siden sidste bestyrelsesmøde
  6. Eventuelt

 

6. Referater

Beslutningsreferater fra bestyrelsesmøder offentliggøres via e-mail til medlemmer og på foreningens hjemmeside.

Det tilstræbes, at der laves et uddybende beslutningsreferat, som også vil give mening for fraværende bestyrelsesmedlemmer.

Bestyrelsens væsentlige beslutninger registreres i en ”foreningshåndbog”. 

Information om foreningens økonomiske situation gives videre til medlemmerne i referatet og i printet form et nærmere aftalt sted i huset. 

Bestyrelsen fører referat, der skal udleveres til gennemgang ved generalforsamlingen, såfremt der min 1 uge før generalforsamlingen fremsættes begæring herom af et medem af foreningen.

 

7. Afstemningsregler

Styregruppen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er til stede, og beslutningerne træffes ved almindelig stemmeflerhed. (Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende?).

 

8. Foreningens daglige ledelse varetages af bestyrelsen.

 

9. Bestyrelsens opgaver

Bestyrelsen skal påse, at ledelsen af Rimsøhuset sker i overensstemmelse med foreningens vedtægter.

Bestyrelsen skal medvirke til, at der sker en overordnet planlægning af Rimsøhusets drift.

Bestyrelsen skal følge aktiviteterne i Rimsøhuset og påse, at budgettet overholdes.

Bestyrelsen kan ansætte og afskedige personale.

Bestyrelsens arbejdsopgaver og ansvar er at sikre foreningens rammer, dvs.: 

a) kontakten ud af huset (bank, forsikringer, Best Green, osv.) 

b) at diverse love og regulativer bliver overholdt 

c) holde styr på økonomien 

d) modtage anmodninger om og administrere udlejninger 

e) sørge for at hjemmesiden vedligeholdes og opdateres løbende 

f) sørge for at bygningerne vedligeholdes 

g) sikre en klar og åben kommunikation med medlemmerne 

2. Bestyrelsen kan uddelegere disse opgaver til underudvalg, men det er bestyrelsens ansvar at de bliver udført. 

 

 

10. Budget og regnskab

Bestyrelsen er ansvarlig for, at der udarbejdes et årsregnskab og et årsbudget, og at foreningens økonomiske situation løbende kommunikeres til medlemmerne.

Budget • Kassereren og formandskabet udarbejder forslag til budget til bestyrelsens behandling. Det skal fremgå af referatet, at budgettet er behandlet.         

Regnskab • Bestyrelsen behandler de senest modtagne budgetopfølgninger udsendt på forhånd før bestyrelsesmøder af kassereren.

Formand og kasserer udarbejder årsregnskab, som forelægges bestyrelsen. Det skal fremgå af referatet, at årsregnskabet er behandlet. Bestyrelsen godkender regnskabet, som fremlægges til godkendelse af generalforsamlingen.

 

11. Lokaler, faciliteter m.v.

Bestyrelsen skal medvirke til, at de nødvendige lokaler, faciliteter, udstyr mv. er til stede og påse, at de er i sikkerhedsmæssig forsvarlig stand, og at institutionen har de nødvendige godkendelser, kontrakter, forsikringer mv.

Bestyrelsen kan indgå̊ og opsige lejekontrakter.

Bestyrelsen kan ikke uden forudgående godkendelse fra generalforsamlingen erhverve fast ejendom udover Rimsøhuset eller pantsætte fast ejendom.

12. Aktive medlemmer

Bestyrelsen skal have fokus på de aktive medlemmers trivsel

 

13. Formandens forpligtelser

Bestyrelsens arbejde ledes af formanden. I tilfælde af formandens forfald overtages dennes forpligtelser af næstformanden.

Formanden skal medvirke til at sikre, at bestyrelsen altid er velorienteret om alle relevante forhold for bestyrelsens arbejde.

Formanden skal sikre, at der skrives referat fra bestyrelsens møder og at bestyrelsens beslutninger udføres.

Formand og kassereren er ansvarlige for at føre medlemslisten og også ansvarlig for, at nye medlemmer får udleveret koden til døren. 

 

14. Bestyrelsens tavshedspligt

Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt angående alle de informationer, der kommer til deres kendskab under arbejdet i bestyrelsen. Medlemmernes tavshedspligt gælder også efter, de er trådt ud af bestyrelsen.

Enhver klage over forholdene i Rimsøhuset skal foreligge skriftligt for at kunne blive behandlet i bestyrelsen.

Et bestyrelsesmedlem er inhabilt i beslutninger om tildeling af midler til en arbejdsgruppe, hvis bestyrelsesmedlemmet er medlem af den aktuelle arbejdsgruppe. 

17. Forretningsorden

Nærværende forretningsorden, der er og altid skal være i overensstemmelse med Rimsøhusets vedtægter, kan ændres, såfremt et flertal af bestyrelsesmedlemmerne går ind for det.

Nærværende forretningsorden behandles på et bestyrelsesmøde årligt, således at det sikres, at forretningsordenen er et dynamisk redskab.

 

Dato      /      2019

Bestyrelsen i Rimsøhuset.


 

 

 

 

Det sker!