Nyheder

22. januar 2020

Referat bestyrelsesmøde 16/1-20


Referat Bestyrelsesmøde den 16. januar 2020

Se bestyrelsens forslag til nye vedtægter word dokument (Klik)

 

 

Til stede: Jytte Faurholt Jacobsen, Jette Mouritzen, Peter Niemann, Dorrit Carlsen, Susan Seldal, Karoline Bergkvist Søgaard, Karen Bredahl

Afbud: Kirsten Christensen, Bodil Buonaventzen

 

  1. Valg af ordstyrer: Jytte
  2. Valg af referent: Karen

 

  1. Medlemmer fra kl. 18.30 til kl. 19:

Der var ingen fremmødte medlemmer. Karen fremlagde medlemsmødets forslag til ændringer af det nye vedtægtsforslag.

 

  1. Kort nyt fra bestyrelsesmedlemmerne:

Jytte: Priserne på B&B bliver fremover 500 kr. pr nat for 1 person derefter + 100,- kr. pr ekstra person. Der er møde 3/2 med Jimmie om at få ændret priserne. Alt skal forudbetales undtagen det, der bookes via vores egen hjemmeside.

Jytte og Jette er i gang med at gennemgå husets forsikringer.

Jette: Isoleringen er lagt på plads, nye rygningsplader er indkøbt. Vi mangler en til at lægge dem op.

 

  1. Økonomi: Susan redegjorde for den aktuelle økonomiske situation. Økonomien er stabil.

 

  1. Drøfte forslag om ændring til vedtægter, forslag vedlagt + nuværende vedtægter:

Bestyrelsen ønsker ikke at afskaffe stemmeafgivning ved fuldmagt. Fuldmagt kan gives til andet medlem.

Bestyrelsen ønsker at fastholde, at man ikke behøver at afgive alle sine stemmer.

Den af medlemmerne foreslåede omformulering af stk.5 om valgperioder er ikke praktisk, da der ikke behøver være 7 medlemmer i bestyrelsen.

Derudover støtter bestyrelsen det fremsatte forslag til vedtægtsændringer.

 

  1. Drøfte forslag om flere værelser til udlejning:

B&B gruppen indstiller, at værelserne i mellemgangen inddrages til B&B. Forslaget godkendes af bestyrelsen.

Indretningsgruppen og B&B gruppen arbejder videre på sagen.

 

 

  1. Orientering omkring medlemmers forslag til ændringer i gårdhaven:

Bestyrelsen godkender medlemmernes forslag om at fjerne det ene højbed i gårdhaven. Medlemmerne opfordres til at sammensætte en arbejdsgruppe, som går i gang med det praktiske arbejde.

 

 

  1. Eventuelt:

Jette: Elforbruget er faldet fra 2018 til 2019 med 4.000 kWh.

Der er arbejdsdag lørdag den18. januar. Arbejdsopgaver er listet op på medlemsforum.

Karen: Tune har bedt om at få luget ud i dokumenter og bilag på hjemmesiden. Karen kigger på sagen og sender en liste over dokumenter, der kan fjernes til Jytte og Jette.

Oplæg til Logbog udarbejdes til næste bestyrelsesmøde.

 

 

 

 

Næste bestyrelsesmøde 20. februar kl. 18.30

 

Generalforsamling 15. marts

--------------------------------------------------------------------------

Bestyrelsens forslag til nye vedtægter: 16/1-20

 

Tekst med rødt er nye formuleringer. Tekst med blåt skal slettes.

 

 

 

Vedtægter


1. Foreningens navn.
Foreningens navn er Rimsøhuset.

2. Foreningens formål

Foreningens formål er, at levere rammerne til et rummeligt mødested for kulturel samvirke, for derigennem at forstærke egnens social-kulturelle aktiviteter og udfoldelsesmuligheder.
Foreningen driver bygningen ”Rimsøhuset” beliggende Rimsø Bygade 22, 8500 Grenaa.
Den sociale gæstfrihed har et konkret udtryk i husets ’Bed and Breakfast’ afdeling, der ud over dette vil tjene som væsentlig indtægtskilde til drift af ejendommen.

3. Medlemskab

Alle brugere af Rimsøhuset, skal være medlem af foreningen. (Man kan vælge mellem
personligt- eller husstandsmedlemsskab)
Undtaget er dog, ansatte, kursusdeltagere, deltagere til åbne enkeltstående arrangementer/
møder samt overnattende gæster i B&B.
Betaling af kontingent sker løbende ved optagelse og for eksisterende medlemmer
hvert år senest den 10. januar.
Alene de der har betalt medlemskab i henhold til seneste opkrævning kan betragtes
som gyldige medlemmer af foreningen.
Alene gyldige medlemmer er stemmeberettiget på generalforsamlingen.
Bestyrelsen fører løbende medlemskartotek. Hvert medlem er selv ansvarlig for, at foreningen er i besiddelse af korrekt mailadresse, evt. telefonnummer eller postadresse.
Ind- og udmeldelse sker ved henvendelse til bestyrelsen.
Bestyrelsen kan hvis tungtvejende grunde taler herfor ved simpelt flertal nægte at
optage et medlem i foreningen.
Bestyrelsen kan hvis tungtvejende grunde taler herfor, ved enighed herom i bestyrelsen
ekskludere et medlem af foreningen.
Enhver eksklusion af et medlemskab, kan afprøves ved næstfølgende
generalforsamling ved almindelig afstemning blandt de fremmødte medlemmer.
Kontingent fastsættes årligt på generalforsamlingen efter forslag fra bestyrelsen med
virkning for det kommende år.

4. Generalforsamlingen

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.

Generalforsamling indkaldes mindst én gang årligt og med mindst to (og højst fire) ugers varsel. Indkaldelsen sker ved mail til alle de medlemmer, som har afleveret en mailadresse, ved opslag i Rimsøhuset og på hjemmesiden.

Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal indeholde følgende punkter:

1. Valg af dirigent.
2. Årsberetning fra bestyrelsens formand
3. Forelæggelse af regnskab og budget til godkendelse (herunder fremtidigt kontingent)
4. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til regnskab. Jfr. Pkt. 11.

5. Indkomne forslag, der er modtaget senest en uge før generalforsamlingens afholdelse.
6. Valg af medlemmer til bestyrelsen (og evt. suppleanter).

Proceduren ved valg til bestyrelsen er følgende: Hvert medlem tildeles lige så mange stemmer, som der skal vælges personer til bestyrelsen. Disse stemmer fordeles med én stemme på hver kandidat, man ønsker at stemme på. Et medlem kan ikke give 2 stemmer til den samme kandidat. Man er ikke forpligtet til at bruge alle sine stemmer.
7. Valg af suppleanter. Valget foregår efter samme procedure som for bestyrelsesmedlemmer.
8. Eventuelt.


Alle beslutninger træffes på generalforsamlingerne med almindeligt stemmeflertal.
En beslutning om ændring af vedtægterne kræver dog godkendelse med mindst 2/3 af de stemmer, som er afgivet af de medlemmer, som er repræsenteret på generalforsamlingen.
Ved beslutning om opløsning sker afstemning jf. vedtægternes pkt. 12.
Medlemmer kan endvidere stemme ved (brevstemme eller) at give en fuldmagt til et andet medlem.

 

5. Bestyrelse

Foreningens daglige ledelse varetages af bestyrelsen.
Bestyrelsen består af 5-7 medlemmer og (evt.) 2 eller 3 suppleanter.
Bestyrelsen afholder møde, så ofte et bestyrelsesmedlem finder det fornødent, dog
minimum én gang i kvartalet. Beslutningsreferat herfra offentliggøres via e-mail til
medlemmer og på foreningens hjemmeside.

(Bestyrelsen fører referat, der skal udleveres til gennemgang ved generalforsamlingen, såfremt der min 1 uge før generalforsamlingen fremsættes begæring herom af et medlem af foreningen.)
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede.
Beslutninger træffes ved simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. Suppleanter har ikke stemmeret, men kan deltage i bestyrelsesmøder.

(Halvdelen af bestyrelsen medlemmer er på valg hvert andet år. Bestyrelsen i stiftelsesåret
vælger selv hvem der skal på valg ved den kommende generalforsamling.
Såfremt bestyrelsen ikke kan nå til enighed herom foretages lodtrækning med hensyn
til valgperioder.) Bestyrelsesmedlemmer vælges for to år ad gangen. Hvert år er halvdelen af bestyrelsens medlemmer på valg. Suppleanter er på valg hvert år.

Bestyrelsen konstituerer sig selv, idet formanden og kassereren dog ikke må være på
valg samme år. Såfremt bestyrelsen ikke kan nå til enighed om konstituering, træffes
der bestemmelse herom på en ekstraordinær generalforsamling.

Hvis et bestyrelsesmedlem forlader bestyrelsen i løbet af valgperioden, indtræder en suppleant i dennes sted. Det nye bestyrelsesmedlem har samme valgperiode som det afgåede medlem.

Bestyrelsen er ansvarlig for foreningens hjemmeside. Opgaven som web-master kan uddelegeres, men vedkommende er ansvarlig overfor bestyrelsen. Alle koder til hjemmesiden, mail og andre sociale medier skal være i bestyrelsens varetægt. Alle indlæg på hjemmesiden skal bære en signatur, så det er tydeligt, hvem afsenderen er.
Bestyrelsen kan ansætte og afskedige personale.

Bestyrelsen kan indgå og opsige lejekontrakter.
Bestyrelsen kan ikke uden forudgående godkendelse fra generalforsamlingen erhverve fast ejendom udover Rimsøhuset eller pantsætte fast ejendom.

Bestyrelsesmedlemmer kan ikke modtage løn eller honorar fra Rimsøhuset.

6. Tegningsret

Foreningen tegnes af formanden, næstformanden og kassereren (for bestyrelsen) i fællesskab. Ved en af disses forfald kan vedkommende erstattes af et bestyrelsesmedlem.

(Indkøb mv. under 10.000,- kan kassereren eller formanden underskrive alene.
Beslutninger eller indkøb der kan eller vil resultere i en udgift over 50.000,- kr. kræver endvidere forudgående godkendelse af bestyrelsen.)

7. Ekstraordinær generalforsamling


Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal ske, hvis et flertal i bestyrelsen
anmoder herom. Indkaldelse skal endvidere ske, såfremt 1/3 af de gyldige medlemmer
ved underskrift har bekræftet et ønske herom og har fremsendt ønske om dagsorden.
Indkaldelsen og afstemning skal ske efter de samme regler, som ved ordinær generalforsamling.
Alene forhold der fremgår af den udsendte dagsorden, kan behandles på den ekstraordinære generalforsamling.

8. Regnskab og økonomi

Regnskabsåret følger kalenderåret og skal føres i et sædvanligt anerkendt system.
Bestyrelsen er ansvarlig for udarbejdelse af foreningens regnskab.
Bestyrelsen kan beslutte at regnskab føres af en ekstern aktør, der ikke er medlem af
bestyrelsen eller foreningen.
Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med den (af foreningen) til enhver tid eksisterende
formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelsen nogen personlig hæftelse.
Foreningen har fravalgt revision jf. årsregnskabslovens § 135.
Generalforsamlingen kan dog beslutte, at regnskabet skal gennemgås af 2 interne revisorer blandt medlemmerne.


9. Medlemmers brug af Rimsøhuset

Ethvert medlems brug af Rimsøhuset skal følge de til enhver tid gældende retningslinjer herfor.

10. Arrangementer

Bestyrelsen kan fastsætte og løbende ændre krav og retningslinjer for afholdelse af
arrangementer og medlemmers brug af Rimsøhuset. Herunder kan bestyrelsen træffe
bestemmelse om betaling for lån af foreningens af lokaler mv.



11. Anvendelse af overskud i foreningen

Ethvert overskud i foreningen skal anvendes med henblik på fremme af
foreningens formål. Der skal ved anvendelse af overskud altid henstå et passende
beløb til vedligehold af Rimsøhuset.

12. Opløsning

Beslutning om opløsning af foreningen kan kun vedtages på en generalforsamling efter bestyrelsens
indstilling og med 2/3 flertal af de fremmødte. Beslutningen anses dog alene for
gyldig hvis minimum halvdelen af foreningens medlemmer er til stede på generalforsamlingen.
Såfremt der opnås 2/3 flertal, men der ikke er nok fremmødte medlemmer, indkalder bestyrelsen til en ny generalforsamling, hvor foreningen kan opløses ved 2/3 flertal af de fremmødte.
Der kan alene ske afstemning om opløsning hvor der forudgående er oplyst herom i den til medlemmerne fremsendte dagsorden.
I tilfælde af opløsning overgives foreningens kapital til en institution, forening eller lignende med henblik på kulturelle og sociale aktiviteter og formål.
Endelig beslutning herom træffes på den opløsende generalforsamling.

(13. Afslutningsvis

I tillæg til ovenførte gælder at: ” man skal ikke plage andre, eller sætte livet til, og for øvrigt kan man gøre som man vil !”
taget pa generalforsamling den: 28./ 09....2 017)

 

 

Forslaget er udarbejdet af

Jette Mouritzen, Kis B. Nielsen og Karen Bredahl

 

 

Ref. Karen B.

Det sker!