Mødereferater

Se alle gamle referater ældre end 1/11-18 som pdf

Referater 1/4-19 til 1/11-18

------------------------------------------------------------------------

 

Medlemsmøde 14. august 2019 kl. 19

 

Fremmødte: 12 medlemmer

 

  1. Mødeleder: Susan B.
  2. Referent: Karen B
  3. Godkendelse af dagsorden:

 

Det er et problem, når dagsordenen til bestyrelsesmøder kommer for sent ud. Så kan medlemmerne ikke nå at sætte punkter på medlemsmødet, som relaterer til bestyrelsens dagsordenspunkter. Der er enighed om, at det er tidsnok, hvis dagsordenen til medlemsmøder udkommer tre dage før mødet, så medlemmerne har tid til at reflektere over bestyrelsens dagsorden.

 

5 medlemmer (Birgit, Kis, Søs, Susan B. og Niels) har holdt et formøde og indsendt nogle tilføjelser til dagsordenen. Dagsordenen blev godkendt med disse tilføjelser. De vil blive behandlet, hvor det passer ind i de andre punkter.

 

  1. 2 minutters runde med åbent emne:

 

Sten Larris vil gerne lave en svampetur søndag den 15/8 med afgang fra Rimsøhuset kl. 13.

 

Sander spørger, om Utamaduni kan låne øvelokalet for 500 kr. pr gang. De er blevet opkrævet 750 kr. sidste gang.

 

Der er udbredt enighed om, at det er vigtigt, at vi finder ud af, hvilke vedtægter, der er de rigtige.

 

  1. Punkter fra bestyrelsens dagsorden:

 

  • Økonomi: Niels vil gerne have fremlagt et detaljeret regnskab for 2018.

 

Nyt forum: Niels mener det er lovligt at sende listen over medlemmernes mailadresser til ét medlem. Det handler ikke om at offentliggøre listen. Jette M. vil sende dokumentation til bestyrelsen for, at dette er lovligt. Bestyrelsen bør genoverveje sin beslutning fra sidste møde.

 

  1. Informationer fra diverse grupper:

 

B&B: Der er indkommet ca. 300.000 i løbet af sommeren. Priserne på booking.com bør rettes. Niels vil gerne hjælpe med dette.

 

  1. Eventuelt:

 

Susan B. vil gerne lave et efterårsmarked for eksempel den 12. oktober. Stadepris 50 kr. En hjælper søges.

 

Sander efterlyser en høstfest. Han foreslår, at man fremskaffer en æblepresse, så folk kan komme med deres æbler og få dem presset. Ligeledes de mange æbler fra husets frugthave.

 

Hvem vil organisere?

 

Sander foreslår, at det nye skilt om biodiversitet sættes op på to pæle ved æblehaven.

 

 

 

  1. Næste medlemsmøde afholdes torsdag den 26. september kl. 19. Dagsordenen udkommer mandag den 23. september. Deadline for indsendelse af punkter til dagsordenen er søndag den 22/9.  Dagsordenansvarlig er Karen B, rims3@mail.dk

 

--------------------------------------------------------------------------

Bestyrelsesmøde 27. juni 2019 kl. 18.30

Til stede: Jytte Faurholt (JF), Jette Mouritzen (JM), Peter Niemann (PN), Kirsten Christensen (KC), Peter Danielsen (PD), Dorrit Carlsen (DC), Susan Seldal (SS), Karoline Søgaard (KS), Karen Bredahl (KB).
Afbud: Bodil Buonaventzen (BB)
1.    Ordstyrer: PD

2.    Referent: KB

3.    Medlemmernes tid: KB fremlagde punkter fra medlemsmødet.
a.    Niels har lavet et lukket forum (medlemmernes.net), hvor medlemmer kan debattere. Niels vil gerne have udleveret en mailliste over medlemmer, så han kan rundsende invitation til at deltage, samt en detaljeret brugervejledning.
Bestyrelsen beslutter, at det sættes på hjemmesiden, at medlemmer som ønsker adgang til forum, skal sende deres mailadresse til Niels. Hvis Niels er i tvivl, om der melder sig andre end medlemmer, kan listen tjekkes af med SS.
b.    Der er forslag om, at Rimsøhuset skal være mere natur- og insektvenligt bl.a. ved at lade græsset gro. Et skilt kan fortælle vores gæster om projektet.
Bestyrelsen påpeger, at græsset omkring selve huset skal slås af hensyn til risikoen for rotter, og at skiltet ikke må koste noget.
c.    Medlemmerne ønsker, at man på hjemmesiden kan se, hvem i bestyrelsen, der har ansvar for hvad, så man ved, hvem man skal henvende sig til med evt. problemer.
Bestyrelsen svarer, at alle henvendelser skal rettes til forretningsudvalget (JF, JM, SS)
d.    Medlemmer spørger om, hvorfor B&B-priserne på booking.com ikke er rettet, så Rimsøhuset ikke ser ud til at være blandt de dyreste.
Bestyrelsens svar: Der bliver arbejdet på sagen.
e.    Medlemmer spørger om, hvorvidt referater fra B&B-gruppen kommer til bestyrelsen.
Bestyrelsen arbejder på, at referater fra diverse grupper ligger i separate grupper på hjemmesiden.

4.    Siden sidst:
JM: Papirarbejdet med kommunen er nu i orden. Revisoren har ikke svaret på henvendelser.
JF: Forsikringer kan fås til halv pris, hvis vi er medlem af Danske forsamlingshuse. JM undersøger, om det også gælder B&B-afdelingen. Jobcenteret vil evt. sende folk ud som skal i praktik.
PD: Den 14/9 bliver der et arrangement med Jesper Theis Trio under konceptet ”Liv i Forsamlingshuset”. Entréen går til ”Liv i Fors.” mens betalingen for mad går til Rimsøhuset.
DC tager initiativ til at lave en Husgruppe, som skal tage sig af bl.a. rengøring før udlejninger.

5.    Økonomi:
De faste månedlige udgifter er 25.000 kr.
Det koster 6.000 kr. at udløse brandalarmen uden grund. Dette er sket to gange. JF taler med BB og Danny om, hvem der betaler. JF har lavet et opslag om, hvordan man kan afværge en udrykning, hvis man ved et uheld har udløst brandalarmen. Dette sættes op mange steder i huset – bl.a. køkken, sale, B&B.
JM laver en liste over udlejninger gennem VisitDjursland. KC foreslår, at det bliver undersøgt, hvad økonomien er i at lade Jim køre vores booking i modsætning til selv at købe et færdigudviklet og brugervenligt system.
Vi skal have lavet en ny reklamefolder. Bestyrelsen opfordrer medlemmer til at deltage i arbejdet. Interesserede kan henvende sig til JF eller JM. Gruppen bør kontakte VisitÅrhus, som gerne hjælper os med at blive mere synlige. De vil evt. komme hertil og snakke med dem, som skal arbejde med det.

6.    Forretningsorden for bestyrelsens arbejde:
Da ikke alle har modtaget de relevante bilag, bliver punktet udsat til næste møde. Som bilag udsendes: Retningslinjer for bestyrelsens arbejde, De gældende vedtægter, Beslutninger om bestyrelsens arbejde samt et eksempel på en forretningsorden (fra en anden organisation).

7.    Retningslinjer for autocampister:
PN har lavet kuverter, hvori autocampister betaler for ophold på pladsen. Samtidig får de en talon, som sættes i vinduet, så det kan ses udefra, at der er betalt. PN kontakter Camperkontakt, hvor pladsen vil blive annonceret. Der skal fremstilles en trækasse til ubrugte kuverter og hænges en postkasse op til kuverter med betaling.

8.    Retningslinjer for medlemsmøder.
Retningslinjerne er godkendt.

9.    Retningslinjer for arbejdsgrupper: Retningslinjerne er godkendt med enkelte ændringer. Se bilag.

10.    Planlægning af visionsmøde:
Bestyrelsen spørger medlemmerne, om nogen har forslag til processen/ forløbet/ emner, eller nogen ønsker at deltage i planlægningsgruppen, som består af JF, KS, KB.

11.    Eventuelt: intet.

Ref. KB

*******************************************************************************************

Referat Medlemsmøde 20. juni 2019 kl. 19


Medlemsmøde 20. juni 2019 kl. 19
Fremmødte: 12 medlemmer
•    Valg af mødeleder: Birgit valgt
•    Valg af referent: Jette M og Karen B referer
•    Godkendelse af dagsorden:
Niels´s ønske, om at 2-minutters runden handler om medlemmernes visioner for Rimsøhuset, har ingen sammenhæng med det faktum, at bestyrelsen arbejder med at planlægge et visionsmøde.
Niels’s punkt om præsentation af det nye digitale forum er desværre ikke kommet med. Det behandles efter 2-minutters runden. De øvrige punkter behandles bagefter.
Herefter blev dagsordenen godkendt.
•    2-minutters runde:
Flere giver udtryk for, at fællesskabsfølelsen er dalende. Der er forslag om uformelle hyggemøder og faste arbejdsdage. En husgruppe/ aktivitetsgruppe kunne arrangere dette samt strukturere rengøring især før udlejninger til private arrangementer. Der skal gerne skabes kontakt til lokalsamfundet og de unge.
Elisabeth tilbyder at møde op til rengøring f. eks. en gang om måneden.
Jens og Kis vil gerne ringes efter, hvis der er behov for mere hjælp.
Shira tilbyder at overtage køkkenet og lave faste hold omkring de forskellige arrangementer. Hun vil også gerne lave et kulturarrangement næste år på Grønlands nationaldag den 21. juni. Elsemarie ønsker ikke at afgive madspildsaftenerne.
•    Præsentation af det nye digitale forum: Niels har lavet et lukket kommunikationsforum, kun for medlemmer. En af intentionerne er at medlemmerne og  grupperne i huset har en platform hvor man kan kommunikere og alle kan læse med. Niels vil gerne have udleveret en mailliste, så han kan rundsende en invitation med adgangsinformationer til alle medlemmer. Medlemmerne opfordrer bestyrelsen til at udlevere medlemslisten med mailadresser. Han vil også lave en detaljeret brugervejledning. Man kontakter Niels, hvis man vil oprette en interessegruppe, man må gerne melde sig som "tovholder" (moderator) for en gruppe.

•    Punkterne a. og c. er udsat fra sidste bestyrelsesmøde. Til punkt b. laver Peter Niemann et oplæg til bestyrelsesmødet. Medlemmerne har ingen kommentarer.

•    Informationer fra diverse grupper:
Drivhusgruppen: Der forventes en pæn tomathøst. Gruppen foreslår, at vi laver nogle blandede bakker til salg, for eks. i en bod uden for B&B. Forslaget godkendes, og der kunne evt. udvides med salg af andre afgrøder som moreller, blommer eller æbler. Hvis medlemmer ønsker at sælge egne produkter fra boden, erlægges 20% af salget til Rimsøhuset.
Madspildsgruppen: Elsemarie organiserer fortsat madspildsaftnerne den sidste fredag i hver måned.  En af madspildskokkene har fået at vide at bestyrelsen har bestemt at BnB gæster kan spise med, men det er ikke en beslutning bestyrelsen har truffet. Øvrige udlejninger skal vige for madspildsaftenerne. Fællesskabet er i sidste ende det der bærer engagementet og forretningen i huset. Alle aftaler om deltagelse skal ske med Elsemarie.  Alle deltagere skal tilmelde sig enten på facebook eller ved sms til Elsemarie. Der må meget gerne komme hjælpere i køkkenet.
Køkkenkompostgruppen: Husk at fylde spåner i bunden af spanden, når den er blevet tømt. Alle må gerne tømme kompostspandene, Kis og Birgit er ansvarlige.
•    Arbejdsdage: Det foreslås vedtages, at der er fast arbejdsdag den sidste fredag i hver måned fra kl. 14 til 18. Så kan dagen afsluttes med hyggeligt samvær ved madspildsaftenen. Første arbejdsdag fredag den 28. juni kl. 14.00. Desuden foreslås vedtages det, at der er arbejdsdag fra kl. 13 på følgende lørdage: 13/7, 17/8, 14/9, 12/10, 16/11, 14/12, 18/1, 15/2, 14/3.
•    Fastsættelse af fremtidige medlemsmøder: 14/8, 26/9, 5/12, 9/1, 13/2, 4/3.
•    Eventuelt: Det foreslås, at Rimsøhuset skal være mere natur- og insektvenligt. Vi skal ikke slå græsset omkring huset, kun langs vejen. Og vi skal have et stort skilt udenfor, som fortæller hvorfor vi gør det. Sander vil gerne male skiltet, som skal være af aluminium. Jette gør opmærsom at der ikke er penge til skilte m.v.
Måske kan Jens lave det. Forslaget nyder bred tilslutning.
Til bestyrelsen:
Medlemmer efterlyser, at der på hjemmesiden står, hvem i bestyrelsen, der har ansvar for hvad, så man ved, hvem man skal henvende sig til med evt. problemer.
Hvorfor er prisen for overnatning i B&B ikke rettet på bookingsiden. Det ser stadig ud som om Rimsøhuset er et af de dyreste?
Kommer der referat fra B&B-gruppen til bestyrelsesmødet?

Ref. Karen B og Jette M





 

 

*********************************************************************************************

Bestyrelsesmøde 23. maj 2019

Til stede: Jytte Faurholt (JF), Jette Mouritzen (JM), Peter Niemann (PN), Kirsten Christensen (KC), Bodil Bounaventsen (BB), Dorrit Carlsen (DC), Susan Seldal (SS), Karen Bredahl (KB).
Afbud fra Peter Danielsen.
Fremmødte menige medlemmer: Susan Bieber og Kis
1.    Valg af ordstyrer: Jytte blev valgt.
2.    Valg af referent: Karen blev valgt.
Medlemmernes sager:
Susan har bedt SS om et kvartalsregnskab for baren, men ikke modtaget noget endnu. SS har sendt det, men forsøger igen. Susan tjekker spammail. Byttepenge – 200 kr. – forsvandt fra barkassen engang midt i april. Susan vil gerne fortsætte med en ”selvbetjeningsbar”.
Kis mener, at der er problemer med booking.com. Niels tilbyder at hjælpe, men vil have en skriftlig henvendelse fra bestyrelsen, hvis det skal ske. Kis og Susan foreslår, at Niels bliver spurgt. Det er et forslag, som bestyrelsen vil overveje og undersøge behovet for.
BB og Danny arbejder på sagen. Der er aftalt møde med Jim fra Bønnerup mandag den 3. juni.
Bestyrelsen beslutter, at der skal svares på mail, hvis der bliver stillet spørgsmål på mail i bookingsystemet. Hvis det er mest praktisk at svare pr telefon, skal der sendes en mail, som dokumenterer, at der er svaret pr. telefon. (f. eks. I henhold til telefonsamtale dato xxx bekræftes hermed - - - )
Bestyrelsen vil gerne sige TAK til medlemmer, som ”blander sig i alt muligt”. Det er jo netop de medlemmer, som laver rigtig meget arbejde for Rimsøhuset.

Punktet ”Siden sidst” er desværre ikke kommet med på denne dagsorden. Vi tager det under Evt.

3.    Økonomi:
2017- og 2018-regnskabet skal ligge i huset. SS fremlagde et regnskab for dette år til dato. Bestyrelsen udtalte bekymring vedr. regnskabsresultatet til dato og udsigterne til årets forventede indtjening. SS, JF og JM mødes snarest for at kigge nærmere på dette års regnskab. På grund af sygdom er budgettet ikke klar. Det kommer til næste møde.
De formelle ting i forhold til bank og kommune omkring fuldmagter er bragt i orden.

4.    Beslutninger for bestyrelsens arbejde:
Visionsmøde (jfr. Bilag 1, 24/2 2019) skal på dagsordenen næste gang som et selvstændigt punkt.
KC sender et eksempel på en forretningsorden, som er udarbejdet af en jurist, til JF.
JF kontakter Niels for at høre, om vedtægterne fra den gamle hjemmeside er opdaterede i forhold til beslutninger op til datoen for hans aflevering.
Vedr. bilag 2: forretningsudvalget udarbejder forslag til vedtagelser og ændringer til næste møde.
5.    Retningslinjer for medlemmers brug af Rimsøhuset – bilag 3: Retningslinjerne er vedtaget med en enkelt ændring: punkt 1 ændres til ”Alle medlemmer har ret til at færdes i kulturafdelingen i huset på alle tidspunkter undtagen i lokaler, som er udlejet til private arrangementer”. Retningslinjerne lægges på hjemmesiden.

6.    Fra sidste møde:

a. Jens Falk kan renovere det gamle klaver. Kurtzmann vil donere et andet. Det anbringes i musikrummet. BB kontakter Kurtzmann.

b. Gennemgang af rum i huset:
Lokale 14 reserveres til ”de arbejdende medlemmers gæsteværelse” og kan bookes for 100 kr. pr seng.
Lokale 15, 18a og 19 samt et par lokaler i kælderen kan lejes ud.
Lokale 21 forbliver kreativitets- og syrum. BB og DC tager sig af oprydningen
Omklædningsrummet kan bruges som depot.
Tekøkkenet kan udlejes sammen med Oasen til private arrangementer. DC sørger for oprydning i tekøkkenet. Det skal udstyres med kaffemaskine, elkedel og service.
Det tidligere kontor ved indgangen laves om til garderobe.
Det annonceres på hjemmesiden, at der er lokaler til leje i huset.
Autocampere skal – indtil videre – ikke ind i huset. PN udarbejder sammen med Danny procedure for betaling fra autocampister.

c. Arrangement under ”Liv i forsamlingshusene”. Vi siger JA TAK.
d. Bookingsiderne: JM foreslår ”bedandbreakfastDanmark”. Det koster 500 kr. om året. BB og Danny tager det med til mødet med Jim.
7.    Udsættes til næste møde på grund af tidmangel.
KC foreslår, at forretningsudvalget, bygningsudvalget eller andre relevante udvalg gennemarbejder diverse forslag på forhånd, så bestyrelsesmøderne kan blive mere effektive. Det vedtages
8.    Eventuelt:
Plæneklipperen får ny kilerem.
Danny og Mikkel skriver ansøgning til en fond om støtte til at få samtlige pærer udskiftet til LED.
JF, JM og BB mødes med borgmesteren den 3. juni.
Der er lavet nyt B&B skilt. Der kommer en fotograf og tager nye billeder til B&B hjemmesiden.
Fjernsynet i B&B fungerer ikke ordentligt. DC finder en ”expert” som kan fixe det.
Ref. KB


***********************************************************************************

Medlemsmøde 15. maj 2019

Fremmødte: 15 medlemmer
1.    1. Valg af mødeleder. Janne blev valgt

2.    2. Valg af referent. Karen blev valgt.

3.    3. Godkendelse af dagsorden.
Niels undrer sig over, at arrangementsgruppen skal informere på et medlemsmøde. Ifølge strukturplanen refererer grupperne til bestyrelsen. Blandt de øvrige fremmødte medlemmer er der udbredt enighed om, at det er positivt, at der informeres om initiativerne i grupperne. Fremover skal ”Informationer fra grupperne” være et fast punkt på dagsordenen.
Hvis medlemmer ønsker at sætte punkter på dagsordenen, skal det meddeles pr. mail til den dagsordenansvarlige senest dagen før dagsordenen skal udkomme.
Herefter blev dagsordenen godkendt.

4.    4. Kulturarrangementer under konceptet ”Liv i forsamlingshuset”.
Bo Jacobsen informerer om konceptet. Entreen ved arrangementerne går i en fælles kasse, som skal dække et evt. underskud på andre arrangementer. Huset kan lave et overskud på baren og salg af kaffe/ kage. Der er ét ledigt arrangement, som Rimsøhuset kan få til efteråret. Arrangementsudvalget arbejder videre på sagen. Bo Jacobsen vil gerne deltage i udvalget.

5.    5. 2 minutters runde med åbent emne.
Susan efterlyser en eller to personer, som vil være med i barudvalget. Det har fungeret godt indtil nu, men der er behov for flere folk. Henvendelse til Susan Bieber.
Der er forslag om en pr-gruppe. En sådan er allerede nedsat af bestyrelsen. Den består af Jytte Faurholt og Jette Mouritzen. Gruppen er åben. Interesserede kan henvende sig til Jytte eller Jette.
Det foreslås, at Rimsøhuset lanceres som handicapvenligt B&B, og at alle medlemmer, som er på Facebook deler Rimsøhusets B&B sider.
Karen vil gerne afholde et kursus i frøsamling den 16. juni. Kurset er gratis, men der skal betales 30 kr. pr. deltager til huset. Kurset opslås på både Rimsøhusets og Frøsamlernes hjemmeside.

6.    6. Punkter fra bestyrelsens dagsorden.
Karen orienterede om bilag 1, som er en opsamling på alle tidligere beslutninger, som vedrører bestyrelsens arbejde. Dette vil sammen med de på medlemsmøder udarbejdede ”Retningslinjer for bestyrelsens arbejde” danne grundlag for bestyrelsens arbejde med en forretningsorden.
Bodil B orienterede om bilag 4 – gennemgang af Rimsøhuset. Formålet med gennemgangen har været at finde flere mulige indtægtskilder. Flere medlemmer giver udtryk for, at det er vigtigt, at huset stadig er medlemmernes hus til hyggelige møder og kreative udfoldelser. Det foreslås, at der stilles skabe rundt på værkstederne, så man kan låse sit værdifulde grej/værktøj inde.

7.    7. Eventuelt, som bliver til Informationer fra grupperne.
Madspildsgruppen: Madspildsaften er den sidste fredag i hver måned og kan kun flyttes, hvis salen / køkkenet er udlejet.
Barudvalget: Hvis et arrangement involverer baren, skal Susan kontaktes.
B&B gruppen: Elsemarie efterlyser referater fra B&B gruppens møder. Jette M svarer, at de er sendt ud. Gruppen tager på deres næste møde stilling til, om referaterne skal på hjemmesiden.

8.    8. Næste medlemsmøde afholdes torsdag den 20. juni kl. 19.

9.    9. Dagsordenansvarlig er Karen B. Dagsordenen udkommer 15. juni.
Punkter til dagsordenen sendes til Karen – rims3@mail.dk senest 13. juni.

Ref. Karen Bredahl



 ************************************************************************

Bestyrelsesmøde 8. april 2019

Til stede: Jytte Fauerholt (JF), Jette Mouritzen (JM), Peter Nieman (PN), Peter Danielsen (PD), Bodil Bounaventzen (BB), Kirsten Christensen (KC), Dorrit Carlsen (DC), Susan Seldal (SS), Karen Bredahl (KB).

Afbud fra Karoline Søgaard

Mødeleder: JF

Referent: KB

Referatet rundsendes til bestyrelsen, som skal fremkomme med evt. forslag til rettelser inden to dage. Disse forslag rundsendes af forslagsstilleren til den øvrige bestyrelse, så de ved, at der bliver ændret i referatet. Herefter sendes referatet til hjemmesiden.

 

  1. Siden sidst:

Vi får besøg af en gruppe unge og politikere, som skal være i huset en time den 4. maj.

Plæneklipperen fungerer ikke. SS spørger en bekendt, som evt. kan reparere den.

BB og Danny arbejder på at få priserne på B&B justeret.

Vi har modtaget en forespørgsel fra et filmhold, om de kan få gratis overnatning 19.-20. april. Det er et non profit projekt, som tilbyder os god omtale. JF svarer dem, at vi ikke kan gøre det gratis; de skal mindst betale for sengetøj, 100 kr. pr person. Så må vi se om de stadig er interesserede. KC foreslår, at de kunne lave et kulturarrangement i huset.

Vi kan få et nyt klaver gratis. DC undersøger, om det gamle (som ikke dur mere) skal retur til donoren.

 

2.   Forretningsudvalg: Bestyrelsen mener, at der skal være et forretningsudvalg, som kan tage sig af akutte sager, der ikke kan udsættes til næste bestyrelsesmøde. Udvalget består af JF, JM og SS.

 

3.   Økonomi: Økonomien er meget anstrengt for tiden. JM har talt med Best Green, forbruget er på 12.000 om måneden. KC foreslår, at vi får en revisor til at lave et estimat /beregning af, hvad huset koster i alt i drift, vedligehold og nødvendig renovering. Dette vil være et godt grundlag for at vurdere, hvor meget vi skal tjene ind, for at det hele kan løbe rundt. Desuden bør vi – så vidt det overhovedet er muligt – oparbejde en vis egenkapital som buffer. SS og JM udarbejder et budget for resten af året.

Ideer, der kan generere en indkomst efterlyses.

Vi forsøger at få lejet flere værelser / værksteder ud i den sydøstlige gang. JF og BB gennemgår alle rum i hele huset med henblik på udlejning til diverse formål.

Arrangementsudvalget, PD, DC og Jens Falck går i aktion. De spørger, om Brian Søgaard vil være med.

BB foreslår, at vi kan lave en folder med reklame for huset. Den vil bl.a. kunne distribueres til diverse arbejdsgivere, som måtte have brug for at finde logi til arbejdskraft. JM og JF arbejder på sagen.

JM undersøger, om vi skal ind på andre bookingsider, f. eks Air B&B.

 

4.   Punkter fra medlemsmøderne:

Medlemsfordele: BB foreslår, at vi indretter et eller to værelser, som er medlemmernes ”gæsteværelser”. De kan bookes for 100 kr. pr person. På grund af den økonomiske situation kan der ikke for nuværende tilbydes medlemmer overnatning i B&B med rabat.

Autocampere på p-pladsen: PN oplyser, at der må holde tre autocampere, uden at vi skal søge tilladelse dertil.

Forslaget er godkendt, men hvem skal stå for opkrævning af betaling?

Retningslinjer for bestyrelsens arbejde, Retningslinjer for medlemsmøder, Retningslinjer for arbejdsgrupper og Retningslinjer for medlemmernes brug af Rimsøhuset: På grund af den lange debat om økonomi udsættes behandling af disse 4 punkter til næste bestyrelsesmøde.

 

5.   Datoer for kommende bestyrelsesmøder:

 

Dato:

Dato for dagsorden

 

Torsdag 23. maj 2019

9. maj 2019

kl. 18.30 til kl. 21

Torsdag 27. juni 2019

13. juni 2019

kl. 18.30 til kl. 21

Torsdag 22. august 2019

8. august 2019

kl. 18.30 til kl. 21

Torsdag 3. oktober 2019

19.september 2019

kl. 18.30 til kl. 21

Torsdag 12. december 2019

28. november 2019

kl. 18.30 til kl. 21

Torsdag 16. januar 2020

2. januar 2020

kl. 18.30 til kl. 21

Torsdag 20 februar 2020

6. februar 2020

kl. 18.30 til kl. 21

Søndag 15. marts 2020 kl. 15

24. februar 2020

Generalforsamling

 

6.   Punkter til næste bestyrelsesmøde:

Tilbagemeldinger fra diverse arbejdsgrupper, som er blevet nedsat på dette møde.

4 x Retningslinjer fra medlemsmøderne.

 

7.   Evt.

KB tjekker tidligere referater for beslutninger om bestyrelsens arbejde.

 

 

Ref. KB

 

 ************************************************************************************

 

Referat af konstituerende bestyrelsesmøde den 26. marts 2019

 

Delatagere: Jytte Jakobsen, Bodil Bounaventzen, Peter Danielsen, Jette Mouritzen, Dorrit Carlsen (Søs) , Peter Niemann

Afbud fra Kirsten Christensen

 

Desuden deltog Susan Seldal (kasserer) og Karoline B. Søgaard (suppleant)

Karen Bredahl vil gerne fungere  sekretær fremover, kunne desværre ikke deltage på dette møde.

 

Valg af formand : Jytte Jakobsen

Valg af næstformand:  Jette Mouritzen

 

Evaluering af generalforsamlingen:

Den forrige bestyrelses årsberetning gav megen diskussion på generalforsamlingen. Det er en fejl med kritikken af Niels i årsberetningen.  Den forrige bestyrelse opfordres til at komme med en undskyldning til Niels Mulvad for personkritikken.

 

Fastlæggelse af kommende møder:

Næste bestyrelsesmøde 8. april kl. 18.30. P.g.a. ferier og div. møder sker det med kort varsel, men det anses for nødvendigt med et bestyrelsesmøde snarest.

 Jytte kommer med forslag til mødedatoer fremover.

Der kan, hvis nødvendigt, sendes en foreløbig dagsorden ud a.h.t. medlemsmøderne (der kan dukke noget akut op i sidste øjeblik).

 

Dagsordener fremover:

½ time til medlemmer

Valg af ordstyrer

Valg af referent

Økonomi

Diverse punkter

Eventuelt

 

Økonomien blev drøftet, vi har fået en årsopgørelse fra Best Green på 55.000,- kr. til betaling. Susan forsøger at få en afdragsordning.

Vi skal højst sandsynligt betale skat af vores indtjening i B&B.

Afdragsordning for ejendomsskat er etableret.

Økonomien ser meget anstrengt ud. Det blev fastslået at der ikke skal ske flere indkøb foreløbig.

Bodil og Danny Møller er i gang med prissætning af værelser til Visit Djursland og Booking.com.

 

Jytte vil gerne bistå Tune med hjemmesiden indtil videre.

 

Referent Jette Mouritzen.

 

 

*****************************************************

Referat fra generalforsamling i Rimsøhuset den 17. marts 2018

 

1.
Valg af dirigent: Jytte Jacobsen

Valg af referent: Poul Bang

2.
 Årsberetning fra bestyrelsens formand:


Velkommen til vores ordinære generalforsamling. Jeg vil gerne starte med at mindes

2 af vore trofaste medlemmer, der begge gik bort sidste år.

Først var det Lilian Schneider og her ved juletid forlod Trine Ørgaard Jensen os.

Lad os mindes dem i fællesskab

1 minuts stilhed

Nu vil jeg fortælle om årets gang i Rimsøhuset:

Erhvervsdelen:

Vi var så heldige at vi igennem et samarbejde med Strandgården i Karlby, fik en flok

Græske arbejdere på ophold i starten af sæsonen, og det strakte sig ind i sommersæsonen. Alle værelser var besat, de lavede selv mad, og der kom for eks. vaskefaciliteter og TV i morgenmadsstuen.

Grækerne følte sig hjemme her, og vi fik mange erfaringer med, hvordan vi skal håndtere det i

fremtiden. Det var lærerigt både på den gode og den udfordrende måde.

Og der var godt med gæster i sommerperioden - stort set fuldt belagt i skoleferien.

Vi har også haft et forsorgshjem og et plejehjem på ferie her. Det var en stor succes i begge

tilfælde. Det resulterede i et godt økonomisk resultat, så vi kom helskindet igennem vinteren.

Som I måske kan regne ud, krævede det en stor indsats af vore frivillige i BNB-teamet, de

gjorde en fantastisk indsats – Tak for det


Efterskolen Helle havde nogle af deres STU elever gående i vores BNB-afdel. De hjalp os

med at passe BNB-afdeling i hverdagene, med rengøring osv. De stoppede til årsskiftet,

da opgaverne ikke passede til deres behov. Tak til Poul Bang, lærere og elever fra Helle.


Anden frivillig indsats:

Der er også mange andre frivillige, der fx har passet have arealerne med lugning,

græsslåning -hækklipning m.m.

Der er folk, der er kommet og har lavet vvs- el og andre husreparationer efter behov bl.a.

da noget af taget blæste af i en storm. Der skal også lyde en stor tak til dem!

Kulturdelen

Madspildsaftner er en stor succes- Stor tak til Else.Marie Brøndum. Folk hygger sig og nyder

samværet og den gode mad.

Butikken 1001-ting tog initiativ til, at der blev lavet loppemarked, og butikken kører fortsat

videre ligesom udlejning af værksteder og kælderrum.

Vi kan også nævne de mange musikarrangementer, Niels Mulvad fik stablet på benene. Tak til

ham. Det er den slags der skaber liv på stede.

Herudover kan nævnes:

Æblepressedag

Have og beskærer dage

Brætspilsdage Tak til Hanne W

Foredrag-Film og teateraftener tak til Peter Danielsen og menighedsrådet

Vi har også fået Fællesspisningsaftener tak til Susan Bieber For at arrangere det .

 

Qui gong og bevægelsesholdene kører også stadig.

 

Sidste skud på stammen er Sysler og Samvær. Det foregår hver lørdag eftermiddag (et

samarbejde med Landsbyklyngen). Det er en stor fornøjelse at se, hvordan huset summer

af liv og glade stemmer, her ser man hele familier hygge sig med hinanden på tværs af

alle generationer. Og alle hjælper hinanden.


Flere og flere er begyndt at bruge huset - både kulturdelen og BNB, til deres fester,

og her er gæsterne glade for alle faciliteterne inklusive børnerummet og atriumgården.

Det er også lykkedes at få kommunen til at åbne for udlejning af rækkehusene, vi takker

for stædig indsats fra flere af vore medlemmer. Alt dette beviser, at når vi løfter i flok, når vi

langt.

Best Green

I løbet af foråret fik vi aftalen med Best Green i hus og fik den store varmepumpe, der står

lige her udenfor. Den har holdt os med miljøvenlig varme hele vinteren. Best Green lod en elbil

stå til fri afbenyttelse i 1 mdr. Mange var ude på prøveture, og for dem det lykkedes var det en

fornøjelse.

 

Nu vil jeg fortælle lidt om bestyrelsesarbejdet

I marts mdr. gik et udvalg nedsat af bestyrelsesmedlemmer i gang med at udarbejde en ny

strukturplan for huset.

På den extraordinære generalforsamling i januar i år blev den af bestyrelsen foreslåede strukturplan vedtaget med flertal. Det var imidlertid en lang og sej proces med utallige møder,

og det var meget svært at blive enige om, hvordan huset skulle drives.


Særlig var et medlem af bestyrelsen uenig med hovedparten af bestyrelsen om en rammestruktur for huset, og medlemmet kunne ikke acceptere en flertalsbeslutning, der gik imod hans overbevisning.

 

Samme medlem kunne heller ikke tilslutte sig, at bestyrelsen skulle have

beslutningskompetencen, selv om bestyrelsen ifølge vedtægterne står med det fulde ansvar både juridisk og økonomisk.

 

Dette betyder dog ikke at medlemmerne ikke skal have en stor indflydelse.

 

Vi er selvfølgelig indstillede på, at det er fra medlemmerne, initiativerne skal komme, og at tingene skal opstå i et blomstrende samarbejde mellem bestyrelsen og medlemmerne i huset.

Det endte til sidst med, at medlemmet valgte at trække sig ud af bestyrelsen.

Vi beklager, at han tog det valg, og vi anerkender og takker ham for hans store indsats for at få Rimsøhuset på banen.

Det havde nogle beklagelige konsekvenser, at medlemmet også trak sig fra de øvrige hverv,han havde påtaget sig i Rimsøhuset: booking i BNB, pasning af hjemmeside, kontorarbejde samt musikarrangementer og baren.


Det gav således store problemer, at medlemmet først udleverede diverse koder og passwords dagen før, han sluttede. Det vanskeliggjorde arbejdet med at overtage hans områder. Særligt da ikke alle koder virkede som lovet.

Samme medlem sad i realiteten alene på stort set al info, kodeord og kommunikation, og den øvrige bestyrelse var f.eks. ikke bekendt med flere mailkonti. Det gav problemer. Og det blev beklageligvis nødvendigt at flytte såvel hjemmeside og postsystem samt domænet til et nyt webhotel.


I den forbindelse vil vi påpege at vi efterlyser hjælpere til hjemmesiden - interesserede kan henvende sig til (info@rimsoehus.dk).
Vi vil med den nye strukturplan forsøge at forhindre, at en enkelt person igen sidder alene med al viden og dermed handlekompetence. Det er alt for sårbart for en forening som vores.


Senere viste det sig, at der blev sendt mails ud - nogle anonyme andre med navn - fra en

nyoprettet mailadresse, der til forveksling lignede Rimsøhusets.

Det viste det sig, at nogen havde kopieret vores mailingliste og egenhændigt oprettet denne mailadresse. Det må vi fra bestyrelsen tage kraftig afstand fra.

Dette forløb har skabt splid i foreningen. Vi hører hele tiden, at der er problemer i samfundet med dårlig tone- fake news-og et usædvanligt hårdt sprog.

Face book bliver mere brugt som våben end som et godt kommunikationsmiddel. Vi skal alle til at vænne os til at have et kritisk blik på de oplysninger, vi bliver præsenteret for.

Året har været både turbulent og præget af stridigheder – samt manglende lyst til at lytte oprigtigt til hinanden. Disse stridigheder er desværre tiltagende. Det tyder på, at en gruppe medlemmer har besluttet sig for at modarbejde bestyrelsens arbejde så meget som mulig.

Samtidig med at en anden gruppe arbejder på at forbedre samarbejdet.

Denne obstruktion gør det vanskeligt for en bestyrelse, at varetage sine opgaver; men det fratager samtidig ikke bestyrelsen for at skulle tage det fulde ansvar.

 

Jeg vil kraftigt opfordre til at det stopper nu. Ellers er jeg og mange andre bange for, at det kommer til at koste os huset.

Folk tager afstand fra disse stridigheder og holder sig væk. Så resultatet er, at det kun er en mindre gruppe, der kan finde sig til rette her.Det dårlige rygte løber hurtigere end det gode.

Lad os nu begynde at samarbejde og lytte til hinanden. Der er plads til os alle.

Huset har et stort potentiale, det kan enhver se. Derfor er Det er vigtigt, at vi, når vi nu snart skal vælge nye medlemmer til bestyrelsen, overvejer hvem der kan bidrage med en go tone –

ansvarlighed -vilje til udvikling.

Det er den nye bestyrelse, der på vegne af og sammen med medlemmerne, skal sikre et fortsat Rimsøhus, og det er nødvendigt, at vi husker, vi skal være økonomisk bæredygtige dvs. uden form for offentlig tilskud- derfor skal vi selv tjene penge nok til at drive stedet.

Det er vigtigt, at vi evner at udvikle og udnytte de muligheder der er i huset.


Generalforsamlingen behandlede formandens beretning. Beretningen blev efterfølgende godkendt.

3. Forelæggelse af regnskab for 2018 og budget for 2019 til godkendelse (herunder fremtidigt

kontingent)

 

Kassereren fremlagde det reviderede regnskab til generalforsamlingens behandling.

Regnskabet godkendt.

Kassereren fremlagde budget for 2019 til generalforsamlingens behandling med uændret

kontingent. Budget for 2019 godkendt.


4.
Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til regnskab.


Generalforsamlingen besluttede af henlægge overskud til bestyrelsens beslutning.

5. Valg af medlemmer til bestyrelsen og evt. suppleanter:

Følgende blev valgt til bestyrelsen:

- Jytte Jakobsen

- Peter Niemann

- Jette Mouritzen

- Karen Bredahl  (1. suppleant)

- Karoline B. Søgaard  (2. suppleant)

 

6. Forslag til generalforsamlingens behandling:


a) Spørgsmål, er medlemsmøderne en del af foreningens beslutningsgrundlag?


Ja, medlemsmøderne er en del af foreningens beslutningsgrundlag.


b)
Den etablerede logbog skal være offentligt tilgængelig for medlemmerne, for at lette

medlemmernes orientering om alle beslutninger taget af bestyrelsen.


c)
Tune forklarede baggrund for at søgemulighed, debatforum, kalender, samt historik over
begivenheder ikke findes pt på hjemmesiden, og opfordrede medlemmerne til tage del i

hjemmesidens udvikling.

 

d) Evaluering af den vedtagne strukturplan foretages efter denne har været i brug.


d) Generalforsamlingen indstiller til bestyrelsen, at kontingentet fremover fastsættes ens

uanset om man bor med nogen eller er single.


e) Det fastslås at Bestyrelsesmedlemmer ikke kan modtage løn eller honorarer fra Rimsøhuset.
.

 

Ref. Poul Bang

*****************************************************************************************

Referat af medlemsmøde 13. marts kl. 19.00 i Rimsøhuset

 

14 deltagere

 

  1. Valg af mødeleder: Janne valgt

 

  1. Valg af referent: Jette valgt

 

  1. Godkendelse af dagsorden: Godkendt. Punkter som ikke er på dagsordenen henvises til eventuelt.

s

  1. Tilbagemelding fra bestyrelsesmødet. Karen, Jette og Elsemarie deltog.                        
  2. Forelagde de vedtagne retningslinier for bestyrelses arbejde, arbejdsgrupper, medlems- møder og

 

  1. Hvordan arbejder vi med at omskrive/forbedre vedtægterne.                                                     
  2. En gruppe bestående af Danny, Karen og Jette laver et oplæg som vi kan arbejde ud fra på kommende medlemsmøder. Vi har god tid – arbejdet med forslag til vedtægtsændringer skal senest med på næste ordinære generalforsamling.

 

  1. Medlemmernes vedtagne retningslinier.                                                                         Bestyrelsen har takket for indput.                                                                                   Der var diskussion om det var indput til den nyligt vedtagne strukturplan eller om det var retningslinier som skulle gælde. Gruppen af medlemmer har opfattet det forskelligt. Det overlades til den kommende bestyrelse i samarbejde med medlemmerne, at gå videre med arbejdet. Bestyrelsen kan blokere for medlemsforslag af økonomiske og juridiskegrunde.                                                                                                                            Hvis medlemmerne bestemmer noget som bestyrelsen er imod, så er dialog vigtig.Vedtagne beslutninger på medlemsmøder kolliderer med den vedtagne strukturplan, her var der forskellige opfatelser.

 

  1. Hjemmesiden, fravær af hele historien, kalender med feks. dagsordner, søgemaskine m.m.                                                                                                                               Spørgsmål om hjemmesiden kan kun besvares ved skriftlig henvendelse til bestyrelsen. To af de fremmødte bestyrelsesmedlemmer deltog ikke i mødet som bestyrelsesmedlemmer men som menige medlemmer.

  

  1. Er der kommet en afklaring af el-forbruget i huset?                                                                      
  2. Hvor meget bruges der egentlig på el til lys, køleskabe, vaskemaskiner, ovne.                              
  3. Det er muligt ved el-selskabet at se vores daglige el-forbrug. Det kunne være en opgave for bygningsgruppen at arbejde med dette.                                                                                     Fællesspisningsgruppen betaler 10,- kr./deltager i spisningen til el/vand.                                                                                  
    Jette M har en forbrugsmåler.   Der er afsat 1.000,- kr. til indkøb af energipærer. Der er i forvejen monteret energipærer i en stor del af huset.                                                                                                     Investering i hårde hvidevarer contra besparelser i el-forbruget kan måske ikke svare sig.

 

  1. Udlejning af køkken, store sal og Oasen                                                                          
  2. Det kan for øjeblikket lade sig gøre at leje lokalerne med et klik og betaling via Visit Djursland.                                                                                                                         Det vil kunne betyde mange udlejninger med forringede muligheder for medlemmerne at færdes i huset.                                                                                                                   Der kan blokeres for udlejninger på Visit Djurslands kalender f.eks. hver anden weekend.                                                                                                                  Udlejninger skal føres ind på Rimsøhusets hjemmeside og på kalenderen på opslagstavlen i gangen.                                                                                                                                               Der blev talt om hvem der skulle gøre rent både før og efter en udlejning, det må der senere findes en løsning på.                                                                                             Der blev givet stærkt udtryk at kulturhuset er hjertet i foreningen, stedet hvor vi kan mødes, få en snak og hygge os når vi vil og grunden til at vi lægger arbejdstimer i huset/haven og især i BnB.                                                                                                                                 Der har på hjemmesiden førhen stået at det var en mulighed at leje disse lokaler, det krævede en opringning til BnB. Dette gav mulighed for at vurdere hvem der egentlig lejede lokalerne og mulighed for at sige nej.                                                                 
    Visit Djursland får 10 % i gebyr ved udlejninger.                                                     Vedtægterne siger at bestyrelsen står for udlejning af lokaler i huset.                                                                             

 

  1. Arbejds- og aktivitetsgrupper                                                                                                          Arbejdsgruppper = en gruppe personer som påtager sig en arbejdsopgave (græsslåning, drivhus, rengøring).                                                                                                                                         Aktivitetsgruppe = gruppe som tager sig af aktiviteter i huset (musik, film, sang)                                          Der er nævnt mange forslag på den flytbare tavle, det blev forsøgt at sætte kontaktperson/initiativtager på grupperne.                                                                Drivhus – Karen og Danny. Karen har tomatplanter til udplantning. Tomater m.v. skal anvendes i køkkenet.                                                                                                                                             Fredagscafé, baren, fællesspisning og marked (i påsken) – Susan                                                   Rullende kunstudstilling (malerier, keramik, skulpturer) - Elsemarie                                                   Syværkstedet – Bodil tlf.                                                                                                                       Kreaværkstedet (batik, maling m.v.) - Søs                                                                                                              Husk at notere på vægtavlen samt på hjemmesiden når der dukker en kontaktperson for en arbejdsgruppe op og at slette forslaget på den flytbare tavle.  Husk navn og tlf. nummer.                                                                                                                                  Alle arrangementer føres ind i kalenderen på vægtavlen

 

  1. Eventuelt                                                                                                                                          Der blev udtrykt ønske om indkøb af en batteridrevet ”vinduesvasker” til ca. 500,- kr.  Susan henvender sig til bestyrelsen.

 

  1. Næste møde                                                                                            Næste møde afholdes en uge før næstfølgende bestyrelsesmøde. Dato kendes først når den nye bestyrelse har fastlagt en mødekalender.                                                                                     Karen står for udfærdigelse af dagsorden, punkter til dagsordenen sendes til Karen senest en uge før mødets afholdelse.   rims3@mail.dk

Jette Mouritzen

*************************************************************************************

Bestyrelsesmøde 24/2-2019

1: evt. medlemshenvendelser

Karen B , Elsemarie B. og Jette M. mødte op.

Karen B. redegjorte for oplæg fra medlemsmøde

Bestyrelsen anerkender medlemsmødets indsats og takker for input.

Klik på linkene nedenfor og læs nærmere.

Retningslinjer for arbejdsgrupper_V2

Retningslinjer for bestyrelsens arbejde_V2

Retningslinjer for medlemmers brug af Rimsøhuset_V2

Retningslinjer for medlemsmøder_V2


2: valg af mødeleder
Kirsten C. blev valgt
3: valg af referant
Tune
4: godkendelse af dagsorden
Godkendt

5 Økonomi

Økonomien er stram indtil BnB sæsonen begynder


Køb af fryser til hjemmebagt brød. Bestyrelsen ønsker et overblik over frysersituationen. Er der penge at spare ved at udskifte til mere energieffektive frysere?
Indkøb af sparepærer 750 -1000 godkendt. Danny monterer



6: siden sidst:
 herunder evaluering af extraordinær generalforsamling og valgresultatet
Bestyrelsen tager til efterretning at forslaget om ny struktur blev vedtaget.
 
7: planlægning af generalforsamling.

Der indkaldes til ordinær generalforsamling søndag17 marts  14-16

På Valg er:

Tune  

Poul  B.  

 Peter N 

8. De frivilliges forhold: Stillingtagen til Else Maries forslag om fordele til de af de aktive som gør en stor indsats

Bestyrelsen mener at det er en god ide, men ønsker det behandlet på medlemsmøde. Vi skal være sikre på at medlemmerne og told/skat mv alle kan gå ind for det.

9: Forslag om at afholde et stormøde/visionsmøde med alle interesserede medlemmer

Udsat til efter generalforsamlingen

10. Eventuelt

Ingen punkter

*****************************************************************************************************

 

Medlemsmøde 21. februar 2019

Til stede: 10 medlemmer

  1. Ordstyrer: Niels Mulvad

 

  1. Referent: Karen Bredahl

 

  1. Dagsordenen skal – udover at være på hjemmesiden og rundsendes på mail – sættes på opslagstavlen. Det var denne ikke.

 

  1. Opfølgning på ekstraordinær generalforsamling: (sammenfatning af mange udsagn)

Den vedtagne strukturplan er en ramme. Medlemsmøderne skal fremover udarbejde forslag til, hvordan rammerne kan udfyldes.

Herefter diskuteredes de fremlagte forslag til retningslinjer.

Konklusioner i vedhæftede bilag.

 

Næste medlemsmøde er berammet til 13. marts.

Punkter til dagsordenen kan sendes til rims3@mail.dk

Ref. Karen B

***********************************************************************

Det sker!